חבילת שירות בסיסית – ניהול תקציב החזרים
מטרת מסמך זה הוא להבנות חבילות שירות לריכוז המחקר וניהול תקציב ההחזרים עבור החוקר/ת בפקולטה למדעי החברה.
- חבילת שירות זו רלוונטיות לתקופה שלאחר פתיחת תקציב ההחזרים.
- עלות החבילה נקבעת כאחוז מהתקציב המנוהל ביחידה. במידה והחוקר/ת ירצה/תרצה שהיחידה תנהל תקציב נוסף, עלות השירות תיגבה מהתקציב הנוסף גם כן.
- השירות מותנה בקיומו של סעיף תקציבי מתאים (133) ועל החוקר לוודא שמתקצב סעיף זה.
- החוקר/ת הראשי הוא האחראי על התקציב מול האוניברסיטה ולכן באחריותו לפקח ולאשר את הפעילות התקציבית השוטפת וכן בחתימתו לאשר את הדו"חות.
- כל סמכות טיפול של צוות ריכוז מחקרים בפקולטה תהיה מאושרת ומוגדרת עפ"י הרשאה ובחתימתו של החוקר/ת הראשי.
- באחריות החוקר/ת הראשי למלא ולהגיש את הדו"חות האקדמיים במועדם ועפ"י הפורמט הנדרש.
- עלות השירות תחושב עפ"י הסכום המתוקצב והיתרה לתקצוב בעת התחלת השירות ועפ"י הסכומים שיוכנסו ויתוקצבו בתקציב ההחזרים כל עוד הוא מנוהל ביחידה לריכוז מחקרים.
חבילת שירות בסיסית לניהול תקציב החזרים של חוקר/ת: 3.5% מסך התקציב.
יתכנו חריגות קלות בסכום הנגבה עקב אילוצים המוכתבים מהממשק בין מערכות כספים וכ"א.
החבילה כוללת:
סיוע בביצוע חסכונות ובתקצוב יתרות
ניהול תקציבי שוטף של תקציב ההחזרים
כ"א
* הוצאת מינויים ומלגות
* מילוי טפסים
* מילוי ומעקב אחר מילוי גיליונות שעות
* עבודה מול רכזי המחלקות/כ"א, מעקב חודשי אחר דו"חות שעות, חידוש מינויים, שימוע, הפסקת
מינויים
רכישות
רכישה (חשבוניות, טופסי הזמנה לרכישת טובין)
הזמנות עבודה
שמירת האסמכתאות וניהול תיק מעקב תקציב
החזרים בגין רכישות
נסיעות לחו"ל (רלוונטי רק לסטודנטים לתארים מתקדמים בסכום שלא יעלה על 3,000$ בשנה)
באחריות החוקר/ת להעביר לרכזת המחקר את טופס הנסיעה לחו"ל כשהוא חתום (לפני חתימת דיקן) ועם החזרה העברת כרטיסי טיסה ו boarding cards, קבלות מהנסיעה. רכזות המחקר ידאגו ליצור עותק ולהגיש את החומרים למדור מט"ח ביחידת בת של אגף כספים
הכנת סיכומים תקציביים והגשתם למו"פ לצורך הכנת דוחו"ת תקציביים
עבודה מול המו"פ
חבילה זו לא כוללת:
א. טיפול בנסיעות לחו"ל
מילוי אישור נסיעה לחו"ל
תיאום
הזמנת טיסות
הזמנת מלונות
ב. אירוח אורחים מהארץ/מחו"ל
ג. כנסים
הגשת בקשות לתמיכה בכנס
הזמנת מקום
הזמנת כיבוד
הזמנת הגברה, מסך, קייטרינג
הזמנת אורחים
הזמנת אורחים מחו"ל – מלון, כרטיסי טיסה, אש"ל, הונורריום
נהלים לניהול תקציב:
הגשת בקשות למינויים עד ל 20 בכל חודש
הגשת טפסי מלגה עד ל 20 בכל חודש
הגשת עותק מכל טופס הזמנה במידה ומבוצעת ע"י החוקר/ת (על כל הזמנה רפרנס של החשבונית המקורית)
לצורך הכנת דוחו"ת: הגשת כלל החומרים חודשיים לפני מועד הדיווח. הגשת החומרים למו"פ חודש לפני.
שמירת עותק מכל פעולה.
נהלים כלליים לניהול תקציב:
ישנה חשיבות רבה להתוות נהלים ברורים ואחידים, המונחים ע"י השאיפה לתת שירות איכותי ושוויוני לכלל חוקרי/ות הפקולטה.
- שיחת פתיחה עם החוקר/ת
- על החוקר/ת לעדכן את המשרד על כל שינוי שנעשה שיש לו משמעות תקציבית ולכתב את צוות היחידה לריכוז מחקרים על התכתבויות רלוונטיות עם המו"פ.
- הקפדה על מתן השירות כנגד הרשאות ברורות ומפורטות, בחתימתו של החוקר/ת
- העברת כל המידע, כולל התכתבויות, דוחו"ת והנחיות, פרטי אנשי קשר וכו'.
בחתימתי אני מאשר/ת את האמור במסמך זה ומסמיך/ה את צוות ריכוז מחקרים לבצע את הפעולות המפורטות בחבילת השירות הבסיסית במענק המחקר המצוין מעלה.