חבילת שירות בסיסית – ניהול תקציב
מטרת מסמך זה הוא להבנות חבילות שירות לריכוז המחקר וניהול התקציב עבור החוקר/ת בפקולטה למדעי החברה.
- חבילות שירות אלה רלוונטיות לתקופה שלאחר קבלת המענק.
- בשלב זה מוגדרות חבילות שירות בסיסיות
- עם הזמן ובהתאם לדרישה ולמשאבים יתכן שיפותחו חבילות שירות מקיפות יותר.
- עלות החבילה נקבעת כאחוז מהתקציב המנוהל ביחידה. במידה והחוקר/ת ירצה/תרצה שהיחידה תנהל תקציב נוסף, עלות השירות תיגבה מהתקציב הנוסף גם כן.
- השירות מותנה בקיומו של סעיף תקציבי מתאים (133)
- החוקר/ת הראשי הוא האחראי על התקציב מול הקרן ולכן באחריותו לפקח ולאשר את הפעילות התקציבית השוטפת וכן בחתימתו לאשר את הדו"חות.
- כל סמכות טיפול של צוות ריכוז מחקרים בפקולטה תהיה מאושרת ומוגדרת עפ"י הרשאה ובחתימתו של החוקר/ת הראשי.
- באחריות החוקר/ת הראשי למלא ולהגיש את הדו"חות האקדמיים במועדם ועפ"י הפורמט הנדרש.
- עלות השירות תיגבה מראש עבור כל תקופת התקציב
חבילת שירות בסיסית של חוקר/ת: 5% מסך תקציב המחקר המנוהל ע"י היחידה.
יתכנו חריגות קלות בסכום הנגבה עקב אילוצים המוכתבים מהממשק בין מערכות כספים וכ"א.
החבילה כוללת:
- עם קבלת המענק – קריאת החוזה ובניית תכנית העבודה על המחקר
- תרגום החוזה לעקרונות עבודה פשוטים וברורים
- מתן מידע ותמיכה במילוי והשגת האישורים הנדרשים (ועדת אתיקה, נספח בטיחות)
- השלמת הזנת ההצעה במערכת המחקרים (מותנה בהעברת הקוד האישי לרכזת המחקרים)
- מעקב תקציבי ותמיכה
מעקב ברמת מאקרו אחר תכנית העבודה על המחקר
הדרכות וסיוע בניהול תקציבי של תקציבי מחקר
מעקב אחרי התקציב עפ"י תכנון התקציב שאושר
- מעקב שוטף, אחת ל 3 חודשים ב Humble
3. ניהול תקציבי שוטף של תקציב מחקר
כ"א
* הוצאת מינויים ומלגות
* מילוי טפסים
* מילוי ומעקב אחר מילוי גליונות שעות
* עבודה מול רכזי המחלקות/כ"א, מעקב חודשי אחר דו"חות שעות, חידוש מינויים, שימוע, הפסקת
מינויים
רכישות
רכישה (חשבוניות, טופסי הזמנה לרכישת טובין)
הזמנות עבודה
שמירת האסמכתאות וניהול תיק מעקב תקציב
החזרים בגין רכישות
נסיעות לחו"ל (חלקי)
באחריות החוקר/ת להעביר לרכזת המחקר את טופס הנסיעה לחו"ל כשהוא חתום (לפני חתימת דיקן) ועם החזרה העברת כרטיסי טיסה ו boarding cards, קבלות מהנסיעה. רכזות המחקר ידאגו ליצור עותק ולהגיש את החומרים למדור מט"ח ביחידת בת של אגף כספים
4. הכנת סיכומים תקציביים והגשתם למו"פ לצורך הכנת דוחו"ת תקציביים (ביניים וסופי)
עבודה מול המו"פ
חבילה זו לא כוללת:
א. טיפול בנסיעות לחו"ל
מילוי אישור נסיעה לחו"ל
תיאום
הזמנת טיסות
הזמנת מלונות
ב. אירוח אורחים מהארץ/מחו"ל
ג. כנסים
הגשת בקשות לתמיכה בכנס
הזמנת מקום
הזמנת כיבוד
הזמנת הגברה, מסך, קייטרינג
הזמנת אורחים
הזמנת אורחים מחו"ל – מלון, כרטיסי טיסה, אש"ל, הונורריום
נהלים לניהול תקציב:
הגשת תכנון תקציב שאושר בתחילת העבודה
הגדרת תנאי החוזה בהקשר של התקציב
הגשת בקשות למינויים עד ל 20 בכל חודש
הגשת טפסי מלגה עד ל 20 בכל חודש
הגשת עותק מכל טופס הזמנה במידה ומבוצעת ע"י החוקר/ת (על כל הזמנה רפרנס של החשבונית המקורית)
לצורך הכנת דוחו"ת: הגשת כלל החומרים חודשיים לפני מועד הדיווח. הגשת החומרים למו"פ חודש לפני.
שמירת עותק מכל פעולה.
נהלים כלליים לניהול תקציב:
ישנה חשיבות רבה להתוות נהלים ברורים ואחידים, המונחים ע"י השאיפה לתת שירות איכותי ושוויוני לכלל חוקרי/ות הפקולטה.
- שיחת פתיחה עם החוקר/ת ובמידה ונחוץ, עם נציגי המו"פ, לתיאום וניסוח נהלי העבודה ותנאי הקרן.
- על החוקר/ת לעדכן את המשרד על כל שינוי שנעשה מול הקרן ו/או השותפים שיש לו משמעות תקציבית ולכתב את צוות היחידה לריכוז מחקרים על התכתבויות רלוונטיות עם הקרן/המו"פ.
- הקפדה על מתן השירות כנגד הרשאות ברורות ומפורטות, בחתימתו של החוקר/ת
- במידה והשירות מתחיל לאחר תחילת המחקר, העברת כל המידע, כולל חומרים רשמיים מהמממן ו/או מהרשות למו"פ, התכתבויות, דוחו"ת והנחיות, פרטי אנשי קשר וכו'.
בחתימתי אני מאשר/ת את האמור במסמך זה ומסמיך/ה את צוות ריכוז מחקרים לבצע את הפעולות המפורטות בחבילת השירות הבסיסית במענק המחקר המצוין מעלה.
עלות השירות תיגבה באופן שיתואם עם החוקר/ת ובהתאם לנוהלי המענק.